Udbudsdatabasen til Konkurrencestyrelsen

Baggrund
Hvert år er Danmark forpligtet til at indberette oplysninger til EU om de kontrakter om køb1 af varer og tjenesteydelser, og om udførelse af bygge- og anlægsopgaver, som danske myndigheder med flere har indgået i det foregående år.
Statistikforpligtelsen påhviler Konkurrencestyrelsen og den indebærer at der skal indsamles relevante oplysninger fra hver ordregiver og de gennemførte udbud. Indsamlingen af disse data er som udgangspunkt baseret på de oplysninger, som ordregiverne indsender til EU's publikationskontor i forbindelse med annonceringen af konkrete udbud og en efterfølgende offentliggørelse af kontraktannoncen. Offentliggørelserne sker på Kommissionens og Publikationskontorets hjemmeside - Tenders Electronic Daily .

Indtil for nylig har proceduren for indhentning af data og behandling af disse til udarbejdelse af statistikker foregået manuelt. I 2005 besluttede Konkurrencestyrelsen at de ville automatisere arbejdsgangen ved at etablere en løsning som dels skulle sikre en mere smidig, ressourcebesparende og fyldestgørende indsamling af de statistiske oplysninger og dels give Konkurrencestyrelsen et bedre grundlag for generelt at analysere det danske offentlige udbudsområde.
Pointech blev tilknyttet projektet som konsulent og rådgiver til at bistå Konkurrencestyrelsen med den nødvendige IT-viden og tekniske kompetence til implementering af den valgte løsning.

Fremgangsmåde
I Pointech er udgangspunktet altid at skabe overblik og forstå domænet. Dette gør vi via åbne processer, som også har den fordel at invitere kunden til at udvise stort engagement. En del af overblikket består også i, at hjælpe kunden til at definere deres behov.

Gennem åbne processer og nytænkning fik vi identificeret problemerne og konkretiseret fremgangsmåden.

Fremgangsmåden for Pointech bestod i at opsamle data fra Publikationskontorets hjemmeside og konvertere disse data til et format der efterfølgende kunne arbejdes med lokalt hos Konkurrencestyrelsen. Det viste sig, at det data som styrelsen havde brug for, langt fra var struktureret. Udfordringen var her at konvertere det ustrukturerede data til struktureret form.
Desuden ønskede Konkurrencestyrelsen etableret/implementeret en automatisk rykkermekanisme der ved mangelfulde oplysninger udsender en mail til ordregiverne.

Løsningen
Fordi vi havde overblikket og forstod kundens behov kunne vi tilbyde en innovativ og kreativ løsning på et ellers komplekst problem. Løsningen bestod af en række værktøjer til konvertering af ustruktureret data til struktureret form, lagret i en database. Dertil blev der lavet et webbaseret administrationsmodul som gjorde det muligt at foretage den ønskede databehandling herunder rapporterings- og statistikværktøjer. Endvidere bestod en del af løsningen af systemintegration mellem TED databasen og Konkurrencestyrelsens Udbudsdatabase.

Endeligt resultat
Det endelige resultat har betydet, at Konkurrencestyrelsen har fået automatiseret arbejdsgangen omkring indhentning af data til udarbejdelsen af statistisk.
Derudover har Pointechs løsning medvirket til at højne kvaliteten af den udarbejdede udbudsstatistik. Pointech viste i dette projekt evnen til at forstå kundens behov og målrette rådgivningen derefter. Ikke mindst blev et af Pointechs succeskriterier om at levere værdiskabende løsninger gennem åbne processer opfyldt.